Telefon yedek parça stok takibi: seri no, kritik stok ve sayım

Stok kartını doğru adlandırın

Stok takibindeki hataların çoğu sayımda değil, adlandırmada başlar. Aynı ekran bir gün “iP 13 ekran”, ertesi gün “iPhone13 LCD” diye girildiğinde program iki ayrı ürün görür; biri eksiye düşerken diğeri rafta bekler.

Parça türleri için kategoriler açın (ekran, batarya, soket, kamera, kasa, aksesuar). Kategoriler hem raporlarda hem sayımda işinizi kolaylaştırır. Aynı parçanın birden fazla tedarikçisi varsa kartı çoğaltmayın; tedarikçiyi alış hareketinde tutun.

Seri numaralı ve adetli parçalar

Her parçayı seri numarasıyla izlemek gereksiz yük getirir; hiçbirini izlememek de garanti tartışmasında elinizi boş bırakır. Pratik ayrım şöyledir:

• Seri numarasıyla izleyin: Ekran, batarya, ana kart, kamera modülü ve satışa ayrılan cihazlar. Bu parçalar pahalıdır, tedarikçiye iade edilebilir ve müşteriye garanti verilir.
• Adetle izleyin: Vida, conta, yapıştırıcı, flex kablo, koruyucu cam gibi düşük bedelli ve hızlı tükenen malzemeler.
• Sarf olarak gider yazın: Temizlik malzemesi, lehim, izole bant gibi tek bir işe bağlanamayan malzemeler.

Seri numarası, değiştirdiğiniz parçanın gerçekten sizden çıktığını gösterir. Garanti süresinde geri gelen bir cihazda kartın ve servis kaydının aynı numarayı göstermesi, tartışmayı dakikalar içinde bitirir. Garanti kurallarını garanti ve tamir süresi yazısında ele aldık.

Parçayı servis kaydına bağlayın

Stok ile servisin ayrı defterlerde tutulduğu bir işletmede gün sonunda kimse “bu ekran hangi cihaza takıldı” sorusunun cevabını bilmez. Kural basit olmalı: parça rafından çıktığı anda bir servis kaydına bağlanır.

1. Teknisyen parçayı servis kaydına ekler; seri numaralı parçada numarayı okutur ya da seçer.
2. Parça aynı anda stoktan düşer ve maliyeti o servis kaydına yazılır; böylece işin kârını görürsünüz.
3. Onarım sırasında kırılan ya da hatalı çıkan parça “fire” olarak ayrı bir hareketle kaydedilir; sessizce rafa geri konmaz.
4. Onarım iptal edilirse kullanılmayan parça bir iade hareketiyle stoka geri döner.

Kritik stok seviyesi nasıl belirlenir?

Kritik stok, sipariş vermeniz gereken eşiktir. Bu eşik, siz siparişi verdikten sonra parça gelene kadar geçecek sürede kullanacağınız miktara bir güvenlik payı eklenerek bulunur. Stok yönetiminde “yeniden sipariş noktası” olarak bilinen hesap şudur:

Kritik stok = Günlük ortalama kullanım × Tedarik süresi (gün) + Emniyet stoğu

Örnek (örnek rakamlar):
Bir batarya modeli son 30 günde 15 adet kullanılmış → günlük ortalama 0,5
Tedarikçiden gelmesi 4 gün sürüyor → 0,5 × 4 = 2 adet
Kargo gecikmesi ve yoğun günler için emniyet stoğu: 2 adet
Kritik stok = 2 + 2 = 4 adet → stok 4’e indiğinde sipariş verin

Emniyet stoğunu tahminle değil, tedarik süresinin ne kadar oynadığına bakarak belirleyin: tedarikçiniz bazen iki, bazen yedi günde getiriyorsa emniyet stoğu daha yüksek olmalıdır. Az kullanılan, pahalı parçalarda (eski bir modelin ekranı gibi) kritik stok sıfır olabilir; bu parçaları stokta tutmak yerine müşterinin onayından sonra sipariş edin ve teslim tarihini buna göre verin.

Stok devir hızı: rafta para mı bekliyor?

Stok devir hızı, belli bir dönemde stokunuzun kaç kez satılıp yenilendiğini gösterir. Hesap şöyledir: dönem içinde kullanılan ya da satılan parçaların maliyeti, aynı dönemdeki ortalama stok değerine bölünür. Ortalama stok için dönem başı ve dönem sonu stok değerinin ortalamasını alabilirsiniz.

• Devir hızı düşük olan kategori, raf üzerinde uzun süre bekleyen para demektir; o kategoride sipariş miktarlarını küçültün.
• Devir hızı çok yüksek ama sık sık “parça yok” denen kategori, kritik stok seviyesinin düşük kaldığını gösterir.
• Hesabı model bazında da yapın: eski modellerin parçaları genellikle en yavaş dönen kalemlerdir ve zamanla değer kaybeder.

Kaç olması gerektiğine dair tek bir doğru sayı yoktur; kendi kategorileriniz arasında ve aydan aya karşılaştırma yapın. Önemli olan eğilimdir.

Sayımı düzene sokun

Yılda bir yapılan genel sayım, farkları bulmak için çok geç kalır. Daha etkili yöntem döngüsel sayımdır: her hafta küçük bir grubu sayarsınız.

• Haftalık: Ekran, batarya ve satışa ayrılan cihazlar gibi pahalı ve seri numaralı kalemler.
• Aylık: Soket, kamera, kasa gibi orta değerli parçalar.
• Üç ayda bir: Vida, conta, koruyucu cam gibi düşük değerli malzemeler.
• Sayımı servis kaydı açılmayan bir saatte yapın; sayım sırasında stok hareketi olmasın.
• Farkı hemen düzeltmeyin: önce son hareketlere bakın. Çoğu fark, servis kaydına eklenmemiş bir parçadan ya da yanlış karttan düşülmüş bir satıştan çıkar.
• Açıklanamayan farkları bir sayım farkı hareketiyle kaydedin ve kimin onayladığını yazın.

Arızalı ve iade parçaları ayrı tutun

Tedarikçiden arızalı gelen ya da garanti süresinde müşteriden dönen parçalar, sağlam stokla aynı rafta durmamalı. Bunlar için ayrı bir depo ya da durum tanımlayın: “tedarikçiye iade bekliyor”. Her birinin hangi alıştan geldiğini, hangi servis kaydında kullanıldığını ve tedarikçiye ne zaman gönderildiğini yazın.

Tedarikçinin size verdiği garanti süresini de parça kartına not edin. Müşteriye verdiğiniz garanti süresi tedarikçinin size verdiğinden uzunsa aradaki riski fiyata yansıtmanız gerekir; bunu telefon tamir fiyatı yazısındaki garanti payı kalemiyle hesaplayabilirsiniz.

Excel mi, program mı?

Excel ile başlıyorsanız stok kartı listesini yukarıdaki adlandırma düzeniyle hazırlayın. Programa geçtiğinizde bu liste toplu içe aktarılır ve ilk günün en uzun işi böylece önceden yapılmış olur.

Sık sorulan sorular