Kısaca
- Önce kendi servis akışınızı kâğıda dökün; programı bu akışa göre değerlendirin, ekran görüntülerine göre değil.
- Kabulde IMEI, desen kilidi ve ön hasar kaydı, parçanın stoktan servis kaydına bağlanması ve gün sonu kasası olmadan program yarım kalır.
- Ücretsiz ya da tek seferlik programlarda yedekleme, güncelleme ve destek sorumluluğunun kimde olduğunu sorun.
- Deneme sürecini gerçek bir haftanın işiyle doldurun, kararı puanlama tablosuyla verin.
Önce kendi iş akışınızı yazın
Program seçiminde en sık yapılan hata, doğrudan özellik listelerini karşılaştırmaya başlamaktır. Listeler birbirine benzer; farkı, programın sizin tezgâhınızdaki sırayı ne kadar az adımla karşıladığı yaratır. Bu yüzden ilk iş, bir cihazın dükkânınıza girdiği andan çıktığı ana kadar neler olduğunu yazmaktır.
Beş altı satırlık bir akış yeter: cihazı kim teslim alıyor, arızayı kim belirliyor, fiyatı müşteriye kim iletiyor ve onayı nasıl alıyor, parça nereden çıkıyor, teslimden önce cihazı kim test ediyor, tahsilat hangi kasaya giriyor. Her satırın yanına bugün ne kullandığınızı ekleyin: koçanlı fiş, defter, Excel dosyası, WhatsApp yazışması.
Bu liste iki işe yarar. Demoda satıcıya kendi akışınızı anlatıp programda adım adım gösterilmesini istersiniz. Ayrıca bugün hangi adımda bilgi kaybettiğinizi görürsünüz; programdan asıl beklediğiniz de o boşluğun kapanmasıdır. Kabul adımının ayrıntıları için servis fişi ve cihaz kabul formu yazımıza bakabilirsiniz.
12 soruluk kontrol listesi
Soruları beş gruba ayırdık. Demoda her soru için “evet, şöyle” cevabı ve ekranda gösterim isteyin. “O da yapılabilir” ya da “yakında gelecek” cevaplarını not alın ama puan vermeyin; bugün kullanamayacağınız bir özelliğe bugün para ödersiniz.
Servis kaydı
- Kabulde neler kayda giriyor? IMEI veya seri numarası, desen kilidi, teslim alınan aksesuarlar ve cihazdaki ön hasarın fotoğrafı tek ekranda girilebilmeli. Bu bilgiler, teslimde çıkan “bu çizik sizde oldu” tartışmasındaki tek kanıtınızdır.
- Fiş ve belge çıkıyor mu? Kabul fişi, teslim fişi ve satış fişi programdan termal yazıcıya ya da A4’e basılabilmeli; fişte takip numarası yer almalı. Fişte hangi bilgilerin bulunması gerektiğini mevzuat da belirliyor.
- Müşteri cihazının durumunu nereden görüyor? Servis numarasıyla açılan bir takip sayfası, “cihazım ne oldu” aramalarını azaltır. Durum değiştiğinde müşteriye bildirim gidip gitmediğini, gidiyorsa hangi pakette olduğunu sorun. Bu konuyu servis takip sistemi yazısında ayrıca ele aldık.
Stok ve satış
- Kullanılan parça stoktan kendiliğinden düşüyor mu? Ekran ya da batarya servis kaydına eklendiğinde stoktan, mümkünse seri numarasıyla düşmeli. Ayrı ayrı girilen stok ve servis kayıtları birkaç hafta içinde birbirini tutmaz hâle gelir. Ayrıntılar yedek parça stok takibi yazımızda.
- Barkod ve seri numarası destekleniyor mu? Aksesuar satışında barkod okuma, cihazlarda ve pahalı parçalarda seri numarası takibi gerekir. Mevcut ürün listenizi Excel’den toplu aktarabilmek ilk günün yükünü ciddi biçimde azaltır.
- Tezgâhta hızlı satış yapılabiliyor mu? Kılıf, kablo, şarj aleti gibi küçük satışlar servis kaydı açmadan, birkaç dokunuşla fişe dönüşmeli; satış aynı anda stoktan düşmeli ve kasaya işlenmeli.
Para
- Gün sonunda kasa nasıl kapanıyor? Nakit, kart ve havale ayrı görünmeli; sayımla programın beklediği tutar karşılaştırılabilmeli. Programdaki gün sonu raporu işletme içi bir kapanıştır, yazarkasanızın (ÖKC) mali Z raporunun yerine geçmez. Bkz. gün sonu kasa kapanışı.
- Cari hesap, kasa ve banka aynı yerde mi? Bayilere, kurumsal müşterilere ya da tedarikçilere açık hesap çalışıyorsanız cari ekstreleri, kasa ve banka hareketleri programın içinde olmalı. Aksi hâlde aynı hareketler akşam başka bir deftere yeniden yazılır.
Ekip ve güvenlik
- Kim neyi görebiliyor? Teknisyen, satış personeli ve yönetici için ayrı roller tanımlanabilmeli; kasa ve rapor ekranlarına ayrı yetki verilebilmeli. Kimin hangi kaydı değiştirdiğini tutan bir denetim kaydı (log), anlaşmazlık çıktığında işinize yarar.
- Teknisyen telefondan çalışabiliyor mu? Tezgâhtaki bilgisayarın dışında, teknisyenin kendi işlerini telefondan görmesi ve fotoğraf eklemesi gündelik işi hızlandırır. Android ve iOS uygulaması olup olmadığını, yoksa mobil tarayıcıda ekranların nasıl göründüğünü kontrol edin.
Altyapı ve maliyet
- Verileriniz nerede duruyor, nasıl geri alırsınız? Bulut programlarda yedeklemeyi kimin yaptığını, kurulu programlarda bilgisayar bozulursa ne olacağını sorun. Aboneliği bırakırsanız verilerinizi hangi biçimde dışarı alabileceğinizi sözleşmeden okuyun.
- Fiyatın içinde ne var? Kullanıcı ve şube sınırları, ek ücretli modüller, mesaj paketleri, kurulum ve eğitim bedeli ayrı ayrı yazılı olmalı. Aylık fiyatı karşılaştırırken bugünkü değil, bir yıl sonraki kullanıcı ve şube sayınızı esas alın.
Excel, kurulu program, bulut: hangisi kime uyar?
“Teknik servis takip programı excel” aramasının bu kadar yaygın olması şaşırtıcı değil: Excel tanıdık, ücretsiz ve ilk gün işe yarıyor. Zorluk, tek kişilik tezgâhtan iki kişiye, tek kasadan iki şubeye geçildiğinde başlıyor.
| Konu | Excel / hazır şablon | Bilgisayara kurulan program | Bulut (tarayıcı + mobil) |
|---|---|---|---|
| Başlangıç maliyeti | Yok ya da çok düşük | Lisans ve kurulum bedeli | Aylık veya yıllık abonelik |
| Aynı anda birden fazla kişi | Dosya çakışır, kopyalar çoğalır | Yerel ağda mümkün, dışarıdan erişim ek kurulum ister | Her cihazdan aynı anda |
| Stok ile servisin bağı | Elle, ayrı sayfalarda | Programa göre değişir | Programa göre değişir |
| Yedekleme | Sizin sorumluluğunuzda | Çoğunlukla sizin sorumluluğunuzda | Hizmet sağlayıcının; sözleşmede yazmalı |
| Müşteriye takip sayfası | Yok | İnternete açık bir sayfa gerektirdiği için ayrı iş | Programa göre değişir; varsa ek kurulum gerekmez |
| Uygun olduğu durum | Günde birkaç cihaz, tek kişi | İnterneti sık kesilen, tek bilgisayarlı dükkân | Ekibi, şubesi ya da tezgâh dışında işi olan servis |
Tablodaki satırlar kesin kural değil, sorulacak başlıklardır. Bazı kurulu programlar uzaktan erişim sunar, bazı bulut programlarda takip sayfası yoktur. Satırları kendi durumunuza göre ağırlıklandırın: internetiniz güvenilir değilse altyapı satırı, ekibiniz büyüyorsa eş zamanlı kullanım satırı öne geçer.
Ücretsiz programlar ve hazır şablonlar
Ücretsiz sürümler ya da program indirme sitelerinden bulunan teknik servis programları ilk bakışta cazip gelir. Ücretsiz olmak tek başına sorun değildir; sorun, programın arkasında kimin durduğunun belirsiz olmasıdır. Karar vermeden önce şu dört soruya cevap arayın:
- Güncelleme: İşletim sistemi güncellendiğinde program açılmazsa kime ulaşacaksınız?
- Yedek: Veritabanı dosyası nerede duruyor, kim yedekliyor? Bilgisayar çalınır ya da disk bozulursa servis geçmişiniz de gider.
- Kaynağı belirsiz kurulum dosyaları: Kaynağını doğrulayamadığınız bir yazılımı, müşteri verisinin durduğu bilgisayara kurmuş olursunuz.
- Kişisel veriler: Müşterinin adı, telefonu ve cihaz bilgileri kişisel veridir. Bu verilerin güvenliği için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre veri sorumlusu olarak sizin yükümlülüğünüzdür (md. 12).
Hazır Excel şablonları ise iyi bir alıştırmadır: hangi bilgilere gerçekten ihtiyaç duyduğunuzu gösterir. Şablonla başlıyorsanız en azından servis numarası, kabul tarihi, müşteri, telefon, cihaz, IMEI, arıza, teklif, onay, durum ve teslim tarihi sütunlarını tutun. Programa geçtiğinizde bu sütunlar toplu aktarım için hazır olur.
Deneme sürecini bir haftalık test planıyla kullanın
Ücretsiz deneme sunan programlarda en büyük kayıp, hesabı açıp birkaç ekrana bakıp bırakmaktır. Bunun yerine bir hafta boyunca gerçek işi programdan yürütün; kâğıt düzeni yedek olarak devam etsin.
- 1. gün: Ürün ve parça listenizi Excel’den aktarın, personeli rolleriyle ekleyin.
- 2. gün: Tezgâha gelen her cihazı programdan kabul edin, fişi yazdırın, müşteriye takip numarasını verin.
- 3. gün: Teşhis ve fiyat onayını programdan yürütün; kullanılan parçaları servis kaydına ekleyin.
- 4. gün: Tezgâh satışlarını programdan geçirin, akşam kasayı programla kapatın ve sayımla karşılaştırın.
- 5. gün: Teknisyenin işlerini telefondan takip etmesini isteyin; kalite kontrol ve teslim adımlarını deneyin.
- 6–7. gün: Haftanın raporuna bakın: kaç cihaz kabul edildi, kaçı teslim edildi, hangi parçalar kullanıldı? Bu cevapları bulmak ne kadar sürdü?
Hafta sonunda ekibe tek bir soru sorun: “Eski düzene dönmek ister misiniz?” Programı her gün kullanacak olanlar onlar; cevapları, demoda gördüğünüz her şeyden daha değerlidir.
Kararı puanlama tablosuyla verin
Birden fazla programı deniyorsanız izlenimler birbirine karışır. Aşağıdaki tabloyu her program için ayrı doldurun: her kritere işletmeniz için önemine göre 1–3 arası ağırlık, programa 0–5 arası puan verin; ağırlık ile puanı çarpıp toplayın.
| Kriter | Ağırlık (1–3) | Puan (0–5) | Ağırlık × puan |
|---|---|---|---|
| Kabul kaydı ve fişler | 3 | … | … |
| Stok ile servis kaydının bağı | 3 | … | … |
| Gün sonu ve kasa | 2 | … | … |
| Müşteri takip sayfası ve bildirimler | 2 | … | … |
| Rol, yetki ve denetim kaydı | 2 | … | … |
| Mobil uygulama | 1 | … | … |
| Veri aktarma ve dışa alma | 2 | … | … |
| Bir yıl sonraki ekibinizle toplam fiyat | 3 | … | … |
| Destek ve eğitim | 2 | … | … |
Tablo kararı sizin yerinize vermez ama tartışmayı somutlaştırır. “Bu program daha hoşuma gitti” yerine “stok ile servis bağı zayıf, bizim için ağırlığı 3” diyebilirsiniz. Toplam puanı yakın çıkan iki program arasında kalırsanız, deneme haftasında ekibin en az zorlandığı programı seçin.
Sık sorulan sorular
Teknik servis programı ile stok programı arasındaki fark nedir?
Stok programı ürünlerin giriş ve çıkışını tutar. Teknik servis programı bunun yanında cihaz kabulünü, arızayı, teklif onayını, teknisyen atamasını, kalite kontrolü ve teslimi kaydeder; iyi kurulmuş bir programda servis kaydında kullanılan parça stoktan kendiliğinden düşer.
Telefon tamircisi için Excel yeterli mi?
Günde birkaç cihazla çalışan tek kişilik bir tezgâh için başlangıçta yeterli olabilir. Birden fazla kişi aynı dosyaya yazmaya başladığında, stok ile servis kayıtlarını eşleştirmek gerektiğinde ya da müşteriler durum sormak için sık aramaya başladığında Excel’in sınırına gelinmiş demektir.
Bulut tabanlı programda internet kesilirse ne olur?
Tarayıcıdan çalışan programlar internet bağlantısına ihtiyaç duyar. Pratik önlem, telefonun mobil verisini yedek bağlantı olarak hazır tutmak ve kesinti süresi için kısa bir kâğıt kabul formu bulundurmaktır. Programın kesinti sırasında nasıl davrandığını satıcıya ayrıca sorun.
Program değiştirirsem eski kayıtlarımı taşıyabilir miyim?
Bu, eski programın verileri hangi biçimde dışarı verdiğine bağlıdır. Ürün ve stok listesini Excel’e alabiliyorsanız yeni programa toplu aktarabilirsiniz. Servis geçmişinin taşınması için yeni sağlayıcıya örnek bir dosya gösterip ne kadarının aktarılabileceğini sorun.
Kaç kullanıcılı paket seçmeliyim?
Bugünkü değil, önümüzdeki bir yılda tezgâhta çalışacak kişi sayısını esas alın. Teknisyen, satış ve kasa için ayrı kullanıcı açmak, yetki ve denetim kaydının işe yaraması için de gereklidir; ortak kullanılan tek bir kullanıcı adı kimin ne yaptığını gizler.
